Year End Party là buổi tiệc được tổ chức thường niên nhằm tổng kết những gì doanh nghiệp đã đạt được trong một năm qua và vinh danh những cá nhân, những người đã có những đóng góp nhiều vào sự phát triển chung vào khối thịnh vượng của doanh nghiệp. Đồng thời cùng với đó là dịp mọi người trong công ty có thể gặp gỡ trò chuyện và chia sẻ những câu chuyện trong cuộc sống. Ngoài ra Year End Party còn hứa hẹn sẽ mở ra những hành trình mới cho những năm tới, phát triển hơn, thành công hơn và Yep còn là dịp để tri ân đối tác khách hàng. Tuy nhiên để tổ chức được một buổi Year End Party thành công, mang đậm bản chất doanh nghiệp thì cần phải có những kế hoạch tổ chức và kịch bản được lên một các chi tiết. 

Càng cận kề cuối năm, các công ty càng đẩy nhanh tiến độ triển khai các hạng mục sự kiện year end party/ gala dinner, đặc biệt khi các địa điểm tốt đang ngày càng “khan hiếm”.

Để tiết kiệm tối đa ngân sách – tối ưu hiệu quả tổ chức, cần phải có 1 kế hoạch rõ ràng, với việc xác định được các yếu tố cơ bản sau:

1. Lên ý tưởng tổ chức sự kiện Year End Party. 

Lên ý tưởng cho sự kiện là một bước quan trọng góp phần vào sự thành công của buổi tiệc. Mỗi thành viên sẽ cùng nhau hợp tác để đưa ra ý tưởng cho tổ chức và đưa ra kịch bản cho Tiệc Cuối Năm.

Có rất nhiều lựa chọn để lên ý tưởng tổ chức Year End Party, chẳng hạn như lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm cuối năm kết hợp với một chuyến đi ngắn ngày; tổ chức một lễ kỷ niệm ngoài trời bên cạnh một khung cảnh đẹp mắt; tổ chức tiệc trong phòng họp sang trọng… 

Ảnh: Cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện

2. Nên tổ chức Year End Party khi nào và ở đâu (quận mấy, không gian rooftop/outdoor/ trung tâm hội nghị ….)

Nên lựa chọn một địa điểm thích hợp để tổ chức tiệc tất niên cuối năm của công ty dựa trên ý tưởng của chương trình. Tương tự như thời gian tổ chức, bạn nên có nhiều lựa chọn về địa điểm để có thể điều chỉnh khi cần thiết, ngay cả khi địa điểm đầu tiên không phù hợp với nhu cầu của hoặc không có ngày nào trống lịch.

Một số điều cần lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Không gian: Thích hợp cho việc tổ chức và đảm bảo đủ chỗ cho số lượng người tham dự dự kiến. Khu vực này phải phù hợp và không quá lớn hoặc ngột ngạt. Nó sẽ làm cho chương trình mất đi sự trang trọng vì quá rộng và sẽ khiến du khách cảm thấy khó chịu vì quá chật.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào Timeline của chương trình tại thời điểm này trong quá trình chuẩn bị. Lễ kỷ niệm sẽ diễn ra từ sáng sớm cho đến tận đêm khuya nếu thời gian của chương trình kéo dài. Ngoài ra, doanh nghiệp nên lên kế hoạch nếu sự kiện diễn ra ở ngoài trời để tránh ánh nắng cản trở chương trình. Hơn nữa, lễ kỷ niệm còn phụ thuộc vào số lượng người tham dự tham gia sự kiện.

3. Xác định được số lượng khách mời dự kiến

Công ty xác định địa điểm thích hợp cho Tiệc Cuối Năm dựa trên số lượng nhân viên tham dự chương trình đó. Tránh các tình huống khi địa điểm quá lớn hoặc đông đúc, vì điều này sẽ dẫn đến lãng phí chi phí thuê mặt bằng.

Tuy nhiên, do đại dịch COVID-19 hiện tại, các công ty tổ chức các buổi họp mặt từ 800 người trở lên có thể nghĩ đến việc tổ chức tiệc cuối năm ở bên ngoài.

Những việc cần làm để có thể xác định chính xác hơn số lượng khách mời tham dự dự kiến. 

• Lên danh sách khách mời tham dự
• Kế hoạch mời khách tham dự chương trình tiệc niên công
• Xác định thành phần khách mời, số lượng khách mời: nhân viên công ty, đối tác, khách hàng thân thiết,…
• Danh sách phân loại khách mời: Khách mời VIP, khách mời chính thức, khách mời dự bị. Mỗi thư mời đều đi kèm thông tin cơ bản của từng khách mời: Tên, chức vụ, bộ phận công tác, thông tin số điện thoại, email.

Ảnh: Cần xác định số lượng khách mời

4. Xác định khoảng ngân sách cho sự kiện

Tùy thuộc vào mục tiêu của mỗi công ty hoặc doanh nghiệp, người ta quyết định nên ước tính ngân sách chương trình trước hay sau khi lập các kế hoạch cơ bản. Ban tổ chức cần lên danh sách các khoản chi phí cho một số hàng hóa, dịch vụ thiết yếu phục vụ dịp tất niên cuối năm do các đơn vị cung cấp để có đánh giá chính xác về ngân sách của tổ chức. Lập ngân sách tạo điều kiện cho việc chi tiêu minh bạch và rõ ràng.

Dự toán ngân sách phải được đưa vào mẫu kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm. Từ khi bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện cho đến khi kết thúc, cần phải bỏ ra rất nhiều thứ. Đặc biệt có những mục sau:

• Trang trí tiệc, địa điểm và cho thuê địa điểm
• Màn hình LED, thiết bị chiếu sáng, âm thanh
• Tạo và in các biểu ngữ, hình nền và lời mời.
• Chụp ảnh và quay video
• Lễ tân, MC, setup, biểu diễn,…
• Chi phí dự phòng hiện tại

5. Xác định chủ đề và ý tưởng chủ đạo cho sự kiện

Việc chọn chủ đề của sự kiện có thể được coi là nội dung tổng quát. Có khả năng truyền tải thông điệp, mục tiêu, hình thức, nội dung của sự kiện… Doanh nghiệp sẽ xây dựng chiến lược, concept, chương trình, trò chơi cho bữa tiệc cuối năm của công ty mình dựa trên chủ đề.

Ý tưởng lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm cuối năm sẽ hấp dẫn hơn vì nó mang lại cho các sự kiện một hương vị khác biệt. Sẽ dễ dàng hơn nếu chỉ sắp xếp mọi thứ theo một định dạng quen thuộc, chẳng hạn như bản tóm tắt, báo cáo, phần thưởng, lễ kỷ niệm và hiệu suất. Nhưng bằng cách này, sẽ không có nhiều tác động và khán giả sẽ cảm thấy nhàm chán và quen thuộc.

6. Lên thực đơn cho buổi tiệc

Những bữa tiệc ăn uống được tổ chức xen kẽ giữa các tiết mục văn nghệ, đó có thể là tiết mục hát, múa,…. Để mọi việc trở nên dễ dàng hơn và phù hợp với khẩu vị của mọi người, doanh nghiệp cần tiến hành một cuộc khảo sát về sở thích ăn uống của khách hàng. Sau đó hãy tổng hợp và lựa chọn thực đơn phù hợp cho từng người.

7. Lên danh sách các tiết mục biểu diễn

Một số tiết mục văn nghệ được tổ chức tại sự kiện Year End Party, bao gồm:

Biểu diễn văn hóa nhân viên: Sẽ có nhiều tiết mục biểu diễn từ mỗi bộ phận. Nó có thể liên quan đến diễn xuất, khiêu vũ hoặc ca hát. Ban tổ chức sẽ chọn ra ba đến bốn tiết mục xuất sắc nhất để lên sân khấu.

Công ty thuê các diễn viên, ca sĩ, nhóm nhảy từ các công ty để có thể tạo ra nhiều các tiết mục văn nghệ đặc sắc cho chương trình Year End Party.

Ngoài ra, còn có một bộ phim nêu bật lịch sử của công ty và nêu bật một số khoảnh khắc đáng chú ý nhất của công ty trong năm trước.

Khen thưởng những nhân viên đã thể hiện thành tích xuất sắc trong năm trước.

8. Lên các kịch bản timeline cho chương trình

Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết là hai loại kịch bản cần phải có trong chương trình Year End Party. 

Kịch bản MC cần phải lên kịch bản một cách chi tiết. Lời dẫn chương trình của MC cần có sự phân chia công việc nhiệm vụ cho đội chuyên tổ chức sự kiện sẽ được đưa vào kịch bản. 

Toàn bộ lễ kỷ niệm cuối năm của công ty đều được đưa vào kịch bản tổng thể và sẽ do người vận hành phần mềm nắm giữ và điều phối. Nội dung sẽ ghi lại những lưu ý về mặt ánh sáng, âm thanh và màn hình LED đang có nào được điều khiển để phù hợp với chương trình.

Tuy nhiên, kịch bản chương trình tiệc cuối năm thường lấy từ nhiều chủ đề nhưng phải bao gồm các yếu tố sau:

• Vinh danh – khen thưởng nhân viên đạt thành tích xuất sắc
• Trình chiếu video clip tổng kết tình hình công ty
• Tiết mục biểu diễn: ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tiết mục từ nhân viên công ty 
• Bốc thăm trúng thưởng

Ảnh: Lên Timeline cho chương trình. 

Là một đơn vị chuyên nhận tổ chức tiệc theo chủ đề, tiệc cuối năm, teambuilding,..Vì vậy hãy đến với Wonder Event để được tư vấn một cách chi tiết và rõ ràng nhất về kế hoạch và kịch bản tổ chức tiệc

______________ 

Liên hệ WONDEREVENT.

Tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện tại: https://wonderevent.vn/

Hotline: 19009335.

Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/wonderevent.vn