Kinh nghiệm tổ chức YEP hoàn hảo từ A đến Z cho doanh nghiệp
Tiệc tất niên hay Year End Party (YEP) là một sự kiện quan trọng cuối năm cho mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp dành ra một nguồn lực tổ chức tiệc tất niên để tri ân nhân viên và tổng kết lại những thành tựu đạt được trong năm. Buổi tiệc này cũng là dịp để đề xuất kế hoạch và mục tiêu cho năm tiếp theo.
Tiệc tất niên hay Year End Party (YEP) là một sự kiện quan trọng cuối năm cho mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp dành ra một nguồn lực tổ chức tiệc tất niên để tri ân nhân viên và tổng kết lại những thành tựu đạt được trong năm. Buổi tiệc này cũng là dịp để đề xuất kế hoạch và mục tiêu cho năm tiếp theo.
Tiệc tất niên(YEP) là gì?
Tiệc tất niên cuối năm là một sự kiện truyền thống được tổ chức vào cuối năm trước Tết Nguyên Đán. Thường để tổng kết, tri ân nhân viên và tạo không khí ấm áp, gắn bó giữa đồng nghiệp. Buổi tiệc là dịp để ban lãnh đạo gửi đi lời tri ân, là cơ hội để nhân viên cùng nhau nhìn lại quãng đường đã đi và hứng khởi chuẩn bị cho những thách thức mới trong năm tiếp theo.
Mẫu kế hoạch tổ chức YEP
Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên (YEP) cần có sự mới mẻ và sáng tạo
Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện. Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến:
- Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
- Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
- Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
- Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
- Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…
Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:
- Mang tính sự kiện
- Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
- Gắn liền với doanh nghiệp
Ví dụ: Rộn ràng đón xuân cùng ABC; Chuyến hành trình của ABC; Khép lại năm cũ, chào đón năm mới…
Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. Đây là một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:
- Dạ tiệc đen và trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
- Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
- Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt hoặc một con tàu để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
- Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dress code như thời bao cấp năm xưa.
- Color party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên các trò chơi Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…
Lên danh sách số lượng người tham gia
Số lượng khách tham dự tiệc tất niên có tác động trực tiếp đến các khía cạnh sau:
- Việc Tìm Kiếm Địa Điểm Tổ Chức: Sự lựa chọn của địa điểm phải đảm bảo chứa đựng được số lượng khách mời dự kiến.
- Số Lượng Thư Mời: Quyết định số lượng thư mời dựa trên danh sách người tham gia để tránh tình trạng quá tải hay thiếu hụt.
- Số Lượng Quà Tặng: Định rõ số lượng quà tặng phải chuẩn bị, đảm bảo đủ cho tất cả khách mời.
- Số Lượng Bàn Tiệc: Sắp xếp bố trí bàn tiệc phải phản ánh số lượng khách tham dự, không gian sự kiện.
Quy Trình Lập Danh Sách:
Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời:
Xác định số lượng khách mời và cơ cấu đối tượng tham dự.
Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời:
Tạo các danh sách khách mời dựa trên phân loại như:
- Danh sách khách VIP.
- Danh sách khách mời chính thức (Nhân viên, khách hàng, đối tác).
- Danh sách khách mời dự bị.
- Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
Bước 3: Xác định thông tin cơ bản:
Thêm thông tin cơ bản vào danh sách khách mời như họ tên, chức danh, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin liên lạc khác.
Lưu ý: Quá trình lập danh sách khách mời cần sự tổ chức và chính xác để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
Tìm kiếm địa điểm và xác định thời gian tổ chức tiệc tất niên (YEP) công ty
- Lịch xuất hành: Lưu ý rằng một số nhân viên có thể về quê trước Tết. Thời điểm tổ chức nên cân nhắc trước tết khoảng 2 – 3 tuần để đảm bảo sự thuận tiện cho tất cả.
- Thời gian diễn ra sự kiện: Khoảng khung giờ tốt nhất là khoảng 120 phút, từ 18g đến 20g. Tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người tham gia mà không làm mất quá nhiều thời gian.
- Đặt địa điểm tổ chức: Lựa chọn địa điểm cần được thực hiện trước 1 – 2 tháng để đảm bảo sự kịp thời và tránh tình trạng hết chỗ do thị trường sự kiện năm cuối năm đang rất sôi động.
- Lựa chọn địa điểm: Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại trung tâm hội nghị, khách sạn 4, 5 sao, nhà hàng sân vườn, beer-club hoặc bar. Tiệc ngoài trời có thể chọn khu du lịch sinh thái, hội nghị sân vườn, bãi biển hoặc vườn ẩm thực.
- Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố để thuận lợi cho việc di chuyển.
- Không gian phải phù hợp với các hoạt động đã được kế hoạch.
- Khu vực sân khấu cần đủ rộng và an toàn.
- Đảm bảo rằng địa điểm đủ lớn để chứa số lượng khách tham dự.
- Có bãi đỗ xe rộng rãi để đảm bảo thuận tiện cho việc đỗ xe.
Xác định concept, mood và theme của bữa tiệc
Concept chương trình:
- Màu sắc: Màu sắc phản ánh chủ đề của buổi lễ, chẳng hạn như màu đỏ cho tết, hoặc màu đen để tạo cảm giác sang trọng.
- Dress Code: Trang phục khách mời có thể theo màu sắc và phong cách của chủ đề, ví dụ như màu đen cho dạ tiệc hoặc trang phục cosplay theo chủ đề của doanh nghiệp.
- Sân khấu: Sân khấu được trang trí như một phương tiện di chuyển như chiếc xe buýt hoặc con tàu, thể hiện hành trình của doanh nghiệp.
- Ánh đèn: Sử dụng ánh sáng trắng và vàng để tạo không khí ấm cúng và thân mật.
- Âm nhạc: Lựa chọn âm nhạc nhẹ nhàng cho dạ tiệc hoặc nhạc sôi động phù hợp với không khí lễ hội.
Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
Phần tiệc tất niên
- Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
- Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp…
- Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi…
- Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…
- Đồ uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang.
Bộ phận nhân sự và thiết bị cho chương trình tất niên:
- Quản lý sự kiện: Chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối toàn bộ sự kiện.
- MC chương trình: Người dẫn chương trình, tương tác với khán giả.
- Lễ tân đón khách: Chào đón và hướng dẫn khách mời.
- Ekip hỗ trợ chương trình: Đội ngũ hỗ trợ chạy chương trình.
- Nhân sự an ninh và an toàn: Đảm bảo sự an toàn cho sự kiện.
- Cameraman: Ghi hình sự kiện.
- Thiết bị ghi hình và máy quay: Để quay và ghi lại các khoảnh khắc quan trọng.
- Thiết bị âm thanh và ánh sáng (Outdoor): Tạo không khí sôi động và ấn tượng.
- Sân khấu và mái che: Cho các tiết mục và phần lễ trao giải.
- Màn hình LED: Hiển thị hình ảnh và video chất lượng cao.
- Backdrop, Bandroll, Photo Booth, Gallery: Trang trí và làm nổi bật không gian sự kiện.
- Thiết kế thiệp mời: Tạo ấn tượng từ lúc đầu.
- Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến: Tăng thêm không khí lễ hội.
- Trang phục và đạo cụ cho tiết mục: Đảm bảo phục trang và đạo cụ phù hợp cho các tiết mục nghệ thuật.
Tiến hành chạy chương trình
- Giám sát, điều phối chương trình
- Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
- Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ
Kết thúc buổi lễ
- Chụp ảnh kỷ niệm
- Trao quà lưu niệm
- Tiễn khách
Trên đây là những kinh nghiệm chi tiết và hiệu quả nhất cho việc tổ chức buổi tiệc tất niên (YEP). Tuy nhiên, nếu bạn đang đối diện với thời gian hạn chế và muốn một buổi tiệc cuối năm thú vị mà không mất quá nhiều công sức, hãy liên hệ với chúng tôi – Wonderevent. Với đội ngũ chuyên nghiệp, sáng tạo và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn một buổi tiệc tất niên cuối năm đặc sắc và ý nghĩa. Hãy để chúng tôi tạo nên sự khác biệt và độc đáo cho sự kiện của bạn!