8 tố chất nhất định phải có của nhân viên tổ chức sự kiện

Những năm trở lại đây, tổ chức sự kiện đang dần trở thành một ngành nghề hot, thu hút được rất nhiều sự quan tâm của lực lượng lao động. Đây được xem là một nghề thú vị, năng động, tạo cơ hội trải nghiệm phong phú nhưng cũng vô cùng áp lực, đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức. Cùng Wonder Media tìm hiểu những tố chất cần thiết của một nhân viên tổ chức sự kiện nhé!

1. Tư duy sáng tạo

Sự kiện thường được triển khai theo một quy trình nhất định. Các mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cũng xuất hiện tràn lan trên mạng và hoàn toàn miễn phí. Nhân viên tổ chức sự kiện có thể dễ dàng tải về để tham khảo, thậm chí rập khuôn theo. Nhưng đó là cách làm không mấy thông minh và không có lợi cho sự phát triển cá nhân lẫn chất lượng sự kiện.

Do vậy, yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự khác biệt giữa các đơn vị tổ chức sự kiện chính là ở tư duy sáng tạo. Nhân viên tổ chức sự kiện không chỉ nên chú trọng tới sự chặt chẽ, chất lượng của chương trình mà còn cần tạo ra những ý tưởng độc đáo để biến những quy trình, trò chơi vốn đã quá quen thuộc trở nên mới lạ, thú vị hơn. Có thể nói, tư duy sáng tạo là “con át chủ bài” giúp dịch vụ tổ chức sự kiện của một đơn vị trở nên nổi bật và ấn tượng.

2. Kỹ năng viết lách, lên kế hoạch

Nhiều người hãy còn lầm tưởng tổ chức sự kiện đơn thuần là công việc tay chân. Sự thật là, để có thể pitching với khách hàng và phối hợp với các bên tổ chức được một sự kiện hoàn hảo, nhân viên tổ chức sự kiện cần sở hữu tư duy lo-gic và khả năng lên kế hoạch. Đồng thời, nhân viên tổ chức sự kiện cũng cần phải biết cách thể hiện kế hoạch, ý nghĩ của mình thật rành mạch, rõ ràng qua các loại kịch bản, proposal…

3. Kỹ năng nghiên cứu

Trước khi bắt tay vào thực hiện bất cứ công việc gì, việc tìm hiểu thông tin và nghiên cứu là không thể thiếu. Để có một sự kiện thành công với độ hài lòng cao, người làm sự kiện cần thực hiện các bước khảo sát và nghiên cứu kỹ về đối tác, khách hàng, quy trình tổ chức, điều kiện sân bãi, thậm chí thời tiết… trước khi triển khai tổ chức.

4. Kỹ năng giao tiếp, network, làm việc với con người

Nhân viên tổ chức sự kiện thường không làm việc độc lập mà cần phải giao tiếp, phối hợp với nhiều bên như khách hàng, các nhà cung cấp, nhân sự outsource, thậm chí chính quyền nếu cần xử lý các loại thủ tục, giấy phép cần thiết để tổ chức sự kiện. Mỗi một đối tượng trên lại yêu cầu nhân viên tổ chức sự kiện có một bộ ứng xử và quy tắc giao tiếp khác nhau.

Bởi vậy, kỹ năng giao tiếp, xây dựng và đồng thời gìn giữ các mối quan hệ, cũng như làm việc với các bên liên quan là vô cùng thiết yếu để phát triển trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

5. Kỹ năng đàm phán và tính toán

Cũng bởi đặc thù phải làm việc với khách hàng và các nhà cung cấp mà nhân viên tổ chức sự kiện còn cần sở hữu kỹ năng đàm phán, thương lượng cũng như tính toán để trao đổi về hợp đồng, điều khoản, chi phí, nguồn cung… Có kỹ năng này, người làm sự kiện sẽ dễ dàng hơn trong giao tiếp với các bên liên quan, đồng thời khiến cho công việc của mình diễn ra suôn sẻ hơn, đạt được sự phối hợp tối đa và mức chi phí tiết kiệm.

6. Tâm lý vững vàng, chịu được áp lực cao

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể thỏa sức sáng tạo, bay bổng, đề ra những ý tưởng độc đáo với một trái tim nhiệt huyết, nhưng khi triển khai công việc thì nhất định phải có một cái đầu lạnh. Sự bình tĩnh, lí trí là tố chất nhất định phải có của một nhân viên tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, sự kiện đôi khi không thể diễn ra như kế hoạch hoặc phải đối mặt với những cản trở nhất định. Lúc này, người làm sự kiện phải thật vững vàng, nhạy bén và chịu được áp lực cao để đưa mọi việc về đúng hướng.

7. Kỹ năng điều phối, giám sát và quản lý

Trong quá trình sự kiện được trù bị và triển khai, nhân viên tổ chức sự kiện cần có cái nhìn bao quát để phân công và điều phối các bộ phận, giám sát toàn bộ quá trình, cũng như quản lý nhân sự. Thiếu sót kỹ năng điều phối, giám sát và quản lý, tổng thể sự kiện sẽ khó mà diễn ra suôn sẻ, thậm chí có nguy cơ phát sinh nhiều vấn đề do các bên phối hợp lỏng lẻo, không được điều hướng đúng cách. 

8. Kỹ năng ứng biến và quản trị rủi ro

Không một sự kiện nào có thể tránh khỏi những rủi ro, thậm chí khủng hoảng phát sinh bất ngờ, đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải thật cẩn thận, kĩ càng để lường trước mọi vấn đề, lên sẵn các phương án dự phòng trong trường hợp khẩn cấp. Quan trọng nhất, người làm sự kiện phải luôn tỉnh táo, bình tĩnh, nhanh nhạy và linh hoạt để ứng biến kịp thời cũng như ứng phó với mọi rủi ro có thể phát sinh.

Wonder Media là nơi quy tụ những chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến với các tố chất cần thiết để dẫn dắt một sự kiện đi hướng thành công, đạt hiệu quả đặt ra ở mức tối đa. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, bản lĩnh và thiện chiến, chúng tôi luôn cố gắng đem lại giải pháp tối ưu nhất, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu về truyền thông sự kiện của khách hàng.

Hãy liên hệ Wonder Media để nhận tư vấn miễn phí và sở hữu dịch vụ truyền thông sự kiện chất lượng, uy tín nhất.

—————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Wonder Media – Đơn vị thành viên của Wonder Group

• Hotline: 0982 91 3003
• Email: info@wondermedia.vn